Een tijdje terug las ik het boek Het Checklist Manifesto van Atul Gawande (2011). De boodschap was helder: we maken teveel onnodige fouten in ons werk. Het komt te vaak voor dat we processen en routines in ons hoofd vasthouden, maar deze nergens vastleggen. En zodra het dan te druk wordt gaat het mis, want we kunnen ons wel eens vergissen.
Het leiden van een school is een wirwar aan systemen, processen en procedures. Voeg daar de menselijke factor aan toe en het is geen wonder dat schoolleiders een hoge werkdruk ervaren.
Mijn oplossing om te zorgen dat we de werkdruk wat verlagen? In navolging van meneer Gawande: checklists.
Waarom is een checklist zo handig?
- Ze voorkomen het herhalen van onnodige fouten. Omdat je met zoveel processen bezig bent is het makkelijk om iets over het hoofd te zien. Een checklist helpt je bij het herinneren van alle stappen die we moeten zetten.
- Het scheelt tijd. En die is kostbaar! Zodra je eenmaal een checklist gemaakt hebt, hoef je er niet meer naar om te kijken. Zorg dat je altijd een geprint stapeltje klaar hebt liggen met al je checklists, dan kun je snel aan de slag.
- Je borgt processen. Een veelgehoord woord in het onderwijs is “borgen”. Ondanks dat je snapt dat het belangrijk is, gebeurt het vaak niet. Het ontbreekt aan tijd om lopende processen eens rustig te verankeren in een organisatie. Maar door er een checklist van te maken kun je met een paar minuten ervoor zorgen dat het proces niet “in het niets” verdwijnt.
Enkele voorbeelden & tips
- Bij nieuw personeel het organiseren van inloggegevens. Denk aan email, ParnasSys/SOM/Magister/ESIS en educatieve software.
- Functioneringsgesprekken: Eén checklist per personeelslid bovenop het dossier. Stap voor stap afvinken hoe de gesprekkencyclus doorlopen wordt.
- Het inwerken van nieuwe collega’s: zet alle dingen waar ze aan moeten denken op een rijtje. Dan weet je zeker dat ze niets vergeten.
- Start van het nieuwe schooljaar: heeft iedereen alles gedaan wat er in de eerste dagen is afgesproken? Laat het ze afvinken en in je postvakje werpen.
Lege checklists
Als je net begint met dit proces is het handig om een stapeltje lege checklists klaar te leggen. Waarom? Omdat je gedurende de dag tegen processen aanloopt die je nog niet in een checklist gevangen hebt. Door met pen en papier mee te schrijven met jezelf bouw je zo het volgende procesoverzicht op. Handig en snel geregeld.
Download
-
Checklist
A4
Een lege checklist die ingevuld kan worden voor processen en procedures die herhaaldelijk voorkomen in jouw onderwijs.
-
Checklist A4
Een lege checklist die ingevuld kan worden voor processen en procedures die herhaaldelijk voorkomen in jouw onderwijs.
